今天想跟大家分享的是婚禮招待的職責以及桌次估算安排的小撇步~

舉辦婚宴時最傷腦筋的應該就是桌次估算了

到底要怎麼拿捏人數、安排宴客當天的座位

招待又應該有幾個人、總招待與一般招待差在哪裡

這就讓泡芙媽咪來分享一下自己的經驗~

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桌次估算首先是喜帖的派送

我自己的做法是建立一個萬用的excel檔

訂婚結婚分開,把流程、準備物品、通訊錄等等的所有相關文件都放在裡面

裡面包含了非常重要的喜帖派送通訊錄

除了記載姓名、電話、地址以外

可以將確認過的資訊都紀錄在上面

比如說是不是已經確定會出席、是否會攜伴

喜帖要怎麼送給對方

如果不克前來的話,喜餅要寄送還是請當天出席的賓客帶回

所有瑣碎的細節都可以自己延伸在表格裡面

 

發送喜帖的名單通常是以前曾經「陪對」(台語)、包過紅包的親友

主動表示願意出席的友人以及現在還有保持聯絡的同學等

我自己先大致將腦海裡的賓客名單列入在上述的表格裡

然後在社群網站上稍微透露了自己即將結婚的消息

之後先初步詢問過名單上的同學、朋友

有意願出席的才有發帖!

表示不確定、不一定的則是等到日期更靠近了再次詢問他們

如此一來、桌次的估算便會比較準確

 

因為我在同學、朋友圈中是搶頭香結婚的

所以賓客人數大多落在1~2位

親戚部份交由媽媽、爺爺及外公負責

人數幾乎是完全確定的!

再者,喜帖的數量乘上1.5倍大概就是宴客當天可以出席的賓客人數

以我的訂婚為例:同學部份大約是6~7張帖子湊成一桌

家裡的親友則大約是5~6張

這樣子就可以大概估算桌數啦!

座位表

接著就是下一個步驟:安排座位啦!

不外乎是將同一個生活圈的朋友安排在同一桌

目前一般宴客餐廳的桌子容納人數為10位

盡量讓每桌都有8~10位賓客、剩下的空位則可以穿插零散的賓客

如果零散的賓客年齡相當,不妨將他們放在同一個桌次

可能會比穿插在已經多數是朋友的座席當中有話聊,也比較不會覺得無趣

 

這時候我會先向餐廳索取桌次的配置圖

在洽詢過程當中別忘了先向餐廳確定桌數、可增減的數量等等

像我宴客的餐廳最多可容納28桌,即便不達28桌、現場的桌子也沒辦法撤離

所以就要事先打好算盤、該怎麼做可以讓現場看起來不那麼空洞

 

在桌次配置的部份我考量了以下幾個因素:

1.賓客與新人的熟識程度:

因為在婚禮流程中安排了滿多表演以及互動

包括最賺人熱淚的進場、交手、謝親恩

最能掀起高潮的友情MV、抽捧花等等

這些無疑都需要朋友的熱情讓場子更熱起來

所以我將最要好的朋友安排在走道兩側

接著依序由靠近舞台一直排列至靠近出入口

 

2.別忘了對方的賓客:

無論是訂婚或結婚(訂結一起舉辦就沒有這個疑慮)

訂婚時會有男方的桌次、結婚時當然也有女方的桌次

為了尊重對方的長輩、親友等

還是要把這些桌次安排地靠近主桌、舞台一點

 

3.注意會場的遮擋物、投影幕及動線:

如果流程當中穿插了活動、影片,那麼賓客的視線就非常重要

像婚禮當天,我爺爺的朋友們就完全不在意台上進行的活動、播放的影片

預測到了這一點,我在安排桌次時就把他們放的比較角落

但是當座席中可能有老人或小孩時

則建議可以安排靠近出入口的位置

因為他們通常比較常需要跑洗手間或者是可能會提早離席

 

4.安排後記得詢問家中長輩:

我的婚禮當中,負責聯絡親友的主要分為我、媽媽、外公及爺爺

在安排完桌次以後,我便將桌次表提供給他們過目

畢竟在一場完美的婚宴當中,家中長輩的滿意度還是很重要的!

千萬別一味地顧及自己的同學、朋友是不是很high

但是忘了阿公阿嬤的面子,那可就不好了!

[小物] DIY名條

最後則是招待職責的分享啦~~

總招待的部份參考VW學姐的文章

我將我的婚宴總招待職責列了以下細項:

1.婚宴的總管大人,為新人統籌處理大小事宜

2.事先熟悉賓客座位、招呼賓客並請招待帶位

3.確認酒水之供給數量

4.確認兒童椅需求數量(可直接跟現場服務人員索取) 

5.與餐廳及主持人確認開席時間及開席桌數,並於開席前將未滿之桌數進行併桌

6.確認主桌貴賓以及當日致詞貴賓是否都已到場

7.凡是有關餐食酒水類皆由總招待與主場幹部做確認

8.宴會結束後與主場幹部及總招待清點酒水並結清、發放當天廠商與工作人員的薪水及紅包

 

而總招待適合的人選怎麼挑呢?

我認為最重要的一點是要新人信任、處事圓融且具備決策能力

是不是認識新人所有的親友則是其次

這時候安排招待就很重要啦!

我的建議是視桌次安排招待人數(23桌,安排1位總招待、2位招待)

這兩位招待分別認識我大多數的同學、朋友以及家中長輩的親友

另外還有一位「舞台總監」,在協助確認所有表演的器材及道具後便幫忙招待帶位

如此一來,總招待的「擔頭」就不會那麼重啦

 

讓招待輕鬆完成自己的職務最重要的就是賓客人數的掌握

當天場地的動線安排也要讓招待提前知道

所以在婚禮的前兩天,我便將婚禮的細流、賓客名單及桌次表交給招待

並讓招待知道當天入場以及開桌的時間、提醒總招待抵達會場後先與主持人、餐廳溝通

另外座位上都會有清楚的桌卡,標記每桌賓客的主要族群

可以讓他們更輕鬆、無失誤地帶位,婚禮也可以更流暢地進行喔!

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最後

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